Die Anfrage kommt, während du eine Hochzeit abladest

Auf dem Eventportal bist du eine Kachel unter zwölf

Die Eventportale funktionieren anders als Lieferdienste. Sie vermitteln keine Bestellung, sie vermitteln die Anfrage. Der Kunde beschreibt seine Feier einmal, das Portal spielt sie an die gelisteten Anbieter, und du bekommst sie gleichzeitig mit den anderen. Event Inc, einer der größeren im deutschsprachigen Raum, listet Caterer und Locations nach Städten und hält in seinen Bedingungen fest, dass erfolgsbasierte Provisionen nicht auf das Angebot an den Kunden aufgeschlagen werden dürfen. Was ein Anbieter dort zahlt, steht auf keiner öffentlichen Preisseite, deshalb nenne ich das Modell und keine Zahl.

Für dich heißt das dasselbe wie überall dort, wo ein Portal dazwischensteht. Der Kunde erinnert sich an das Portal und nicht an dich, und beim nächsten Fest geht er wieder dorthin. Der Aufwand für das Angebot bleibt gleich hoch, die Chance ist geteilt.

Wer dich direkt anfragt, hat deine Fotos gesehen, dein Menü gelesen und deinen Preis pro Person akzeptiert. Dieses Gespräch beginnt an einer ganz anderen Stelle.

Fünf Angaben entscheiden, ob du überhaupt zusagen kannst

Datum, Personenzahl, Ort mit genauer Adresse, Art der Veranstaltung und Budget pro Person. Fehlt eine davon, telefonierst du hinterher. Dazu kommen die Fragen, die den Aufwand bestimmen. Gibt es vor Ort Strom und Wasser, gibt es eine Küche oder nur eine Wiese, wie weit ist es vom Parkplatz zur Tischreihe, wer stellt Geschirr, Gläser und Tische, brauchst du Personal für den Service, und wie lange soll ausgeschenkt werden.

Wenn all das im Formular steht, kannst du in fünf Minuten am Abend entscheiden, ob du zusagst, absagst oder nachfragst. Und du merkst sofort, wenn jemand achtzig Personen für nächsten Samstag will, während dein Team schon vergeben ist.

Ein Menü ohne Preis pro Person ist kein Angebot

Wer ein Fest plant, rechnet in Personen mal Preis. Deshalb gehören deine Menüs als Pakete auf die Seite, jedes mit einem Preis pro Person und mit dem, was enthalten ist. Fingerfood ab so viel, Buffet warm ab so viel, Grillstation, Frühstück für Firmen, Brötchen für die Kaffeepause. Dazu, ab wie vielen Personen du fährst, wie weit du fährst und was Anfahrt, Personal und Geschirrverleih kosten.

Ein Katalog als PDF erfüllt diesen Zweck nicht. Er wird am Handy schlecht gelesen, er ist nach einem halben Jahr veraltet, und Google findet darin nichts. Gesucht wird nämlich sehr konkret. Catering Hochzeit Preis pro Person, Fingerfood Firmenfeier, Partyservice für 30 Personen, Buffet Geburtstag zu Hause.

Sag klar, was du bist und was du nicht bist

Catering ist gewerberechtlich nicht dasselbe wie ein Lokal. Die Wirtschaftskammer beschreibt es als Bewirtung außer Haus, in der Regel für einen geschlossenen Personenkreis im Auftrag eines einzigen Auftraggebers, und als eigene Betriebsart Catering, Partyservice und Lieferküche, wenn es nicht als Nebenrecht eines Gastronomiebetriebs ausgeübt wird. Was in deinem Betrieb gilt, weißt du selbst am besten.

Für die Website heißt das vor allem eines. Schreib in zwei Sätzen, was du machst. Kein Lokal, keine Laufkundschaft, keine Tischreservierung, sondern Bewirtung bei dir zu Hause, in der Firma oder in einer Location. Das erspart dir die Anrufe von Leuten, die einen Tisch für zwei wollen, und es macht klar, warum du drei Wochen Vorlauf brauchst.

Ausschreibungen und Firmenanfragen: wie du auf die Liste kommst

Die größeren Aufträge kommen selten als Anruf, sondern als Ausschreibung oder als Sammelanfrage an mehrere Betriebe gleichzeitig. Eine Firma sucht Catering für die Weihnachtsfeier, eine Gemeinde für den Vereinstag, eine Hausverwaltung für die Hausversammlung, eine Schule für den Maturaball. Verglichen wird danach nebeneinander auf einem Blatt, und übrig bleibt, wer die wenigsten offenen Fragen hinterlässt.

Ein Teil davon ist entschieden, bevor du antwortest. Wer die Angebote einsammelt, sieht sich vorher die Websites an und streicht, wo nicht erkennbar ist, ob der Betrieb die Größe stemmt. Das ist der Punkt, an dem eine Seite ohne Personenzahlen und ohne vergleichbare Referenzen verliert, ganz unabhängig davon, wie gut gekocht wird.

Das wird in so einer Anfrage fast immer abgefragt:

• Personenzahl, Datum, Uhrzeit und Ort, dazu die Frage, ob du an dem Tag überhaupt noch frei bist
• Die Art der Bewirtung, also Buffet warm oder kalt, Fingerfood im Stehen, Menü am Platz, Frühstück oder Kaffeepause
• Der Preis pro Person und was darin enthalten ist, getrennt von Anfahrt, Personal, Geschirr und Getränken
• Wie du die Allergene ausweist und wie viele vegetarische und vegane Portionen du mitrechnest
• Vergleichbare Veranstaltungen in derselben Größenordnung, die du schon gemacht hast
• Ob du Geschirr, Besteck, Stehtische und Personal mitbringst oder nur das Essen lieferst
• Die Geschäftsdaten für die Buchhaltung des Auftraggebers, also Firmenwortlaut, Anschrift und UID, so wie sie später auf der Rechnung stehen

Für die Website heißt das: Jeder Punkt, den eine Ausschreibung abfragt, gehört auf eine Seite, die man ohne Anruf findet. Bis zu welcher Personenzahl du gehst und ab welcher du mehr Vorlauf brauchst. Referenzen nach Anlass sortiert, damit eine Firma sofort eine Firmenfeier sieht und nicht eine Hochzeit. Wie du die Allergene angibst. Erreichbarkeit mit Zeitfenster, weil die Person, die Angebote einsammelt, in ihrer Arbeitszeit telefoniert. Und die Geschäftsdaten vollständig im Impressum, nicht nur eine Handynummer.

Den ersten Teil nimmt dir die Seite ab. Das Anfrageformular fragt Anlass, Datum, Ort, Personenzahl und Art der Bewirtung gleich mit, damit die Anfrage vollständig hereinkommt und du antworten kannst, statt dreimal nachzufragen. Die Pakete samt Preis pro Person stehen weiter oben auf dieser Seite, und was eine solche Seite kostet, rechnet dir der Ratgeber zu den Kosten durch.

Was das kostet

Eine Firmenwebsite mit Menüpaketen, Referenzfotos, Anfrageformular und einer Seite je Anlass beginnt bei 890 Euro netto. Wenn du fixe Termine mit Anzahlung vergeben willst statt nur Anfragen zu sammeln, ist das die Variante mit eigenem Buchungssystem ab 1.990 Euro netto. Der Festpreis steht im Angebot, bevor ich anfange. Hosting kostet 19 Euro im Monat, mit Betreuung 49 Euro.

Häufige Fragen