Zwei Fragen entscheiden, ob jemand anfragt
Ist der Saal am 14. Juni frei und passen 120 Leute hinein. Wer diese zwei Antworten auf deiner Seite nicht in zehn Sekunden findet, fragt bei der nächsten Location an. Alles andere, von der Deckenhöhe bis zum Catering, kommt erst danach.
- Kapazität je Bestuhlung, nicht eine Zahl für alles. Reihe, Parlament, Bankett, Stehempfang.
- Verfügbarkeitsanfrage mit Datum, Personenzahl und Anlass, statt eines leeren Kontaktfelds.
- Grundriss, Quadratmeter, Anfahrt, Parkplätze und Sperrstunde auf einer Seite.
Der Moment, in dem die Anfrage unvollständig ankommt
Es ist Freitagnachmittag, im Saal läuft der Aufbau für den Abend, und im Postfach liegt eine Anfrage mit drei Zeilen. Kein Datum, keine Personenzahl, kein Anlass. Du schreibst zurück, bekommst am Dienstag Antwort, und bis dahin hat die Firma den Raum woanders gebucht, weil dort sofort ein Angebot kam.
Eine Locationanfrage ohne Datum und Personenzahl ist keine Anfrage, sondern eine Rückfrage, die du bezahlst.
Das Formular soll deshalb Arbeit machen, aber dem Anfragenden, nicht dir. Datum und Ausweichdatum, Personenzahl, Anlass, gewünschte Bestuhlung, Beginn und Ende, Catering ja oder nein, Technik nötig. Damit kannst du beim ersten Kontakt ein Angebot schicken statt einer Frageliste.
Locationportale bringen Anfragen und kosten pro Buchung
Für Veranstaltungsräume gibt es eigene Vermittlungsportale, im deutschsprachigen Raum etwa Event Inc, dazu Locationverzeichnisse und Hochzeitsportale wie hochzeit.click, das für sich über 4.000 Locations, Fotografen und Dienstleister nennt.
Bei den Vermittlern läuft es meist über Mitgliedschaftspakete, vom Basispaket bis zur größeren Variante, kombiniert mit einer Provisionskomponente auf zustande gekommene Buchungen. Event Inc beschreibt das eigene Modell selbst als Provisionskomponente mit geringen Fixkosten. Die konkreten Sätze stehen nicht öffentlich, sie werden im Vertrieb vereinbart. Deshalb nenne ich hier keine Prozentzahl.
Rechne für dich selbst nach. Wenn eine einzige vermittelte Firmenfeier die Provision trägt, die eine eigene Seite über Jahre gekostet hätte, ist die Entscheidung nicht schwer. Die Portale bleiben trotzdem sinnvoll für Reichweite. Nur soll die Stammkundschaft, die dich schon kennt, direkt bei dir landen und nicht über die Vermittlung zurückkommen.
Kapazität, Bestuhlung und alles, was der Veranstalter vorher wissen muss
Eine einzige Personenzahl reicht nicht. Derselbe Saal fasst in Reihenbestuhlung, in Parlamentbestuhlung, bei Bankett an runden Tischen und beim Stehempfang völlig unterschiedliche Gruppen. Vier Zahlen nebeneinander, dazu Quadratmeter, Deckenhöhe und Grundriss zum Ansehen, und die halbe Korrespondenz fällt weg.
Dazu die Dinge, die immer gefragt werden und selten dastehen. Zufahrt für einen Lkw, Parkplätze und ihre Anzahl, nächste Öffi Station und Gehzeit, Barrierefreiheit, vorhandene Technik, Küche oder nur Anrichte, ob Catering frei wählbar oder gebunden ist, bis wann Musik laufen darf und wann die Reinigung beginnt.
Und Bilder vom leeren Raum. Die meisten Locations zeigen nur eingedeckte Festtafeln. Ein Veranstalter muss den Raum leer sehen, weil er sich seine eigene Veranstaltung darin vorstellen will.
Ein Belegungskalender, den du selbst führst
Wer einen Saal vermietet, hat ohnehin einen Kalender. Wenn der auf der Website sichtbar ist, und sei es nur mit frei und belegt ohne Details, verschwinden alle Anfragen für Termine, die nicht mehr zu haben sind. Der Aufwand dafür ist ein Klick nach jeder Fixbuchung.
Weiter gedacht wird daraus ein Optionssystem. Ein Interessent setzt eine Option auf ein Datum, die zwei Wochen hält, und du siehst im Backend, welche Optionen auslaufen. Das ist der Punkt, an dem aus einer Website ein Buchungssystem wird.
Bei mehreren Räumen im Haus gilt dasselbe je Raum, inklusive der Kombinationen. Wenn der große Saal geteilt werden kann, muss das System wissen, dass eine Buchung im Teil A den ganzen Saal blockiert.
Was das kostet
Eine Firmenwebsite mit Raumseiten, Kapazitäten, Bildergalerie, Anfahrt und Anfrageformular beginnt bei 890 Euro netto. Mit Belegungskalender, Optionen und mehreren Räumen ist das die Variante mit eigenem Buchungssystem ab 1.990 Euro netto. Der Festpreis steht vor dem Start im Angebot.
Häufige Fragen
Was gehört bei uns ins Impressum, und braucht es eine Datenschutzerklärung?
Beides machen wir mit, passend zu eurem Beruf. Neben Name, Anschrift und E-Mail gehören für euch hinein: die UID-Nummer, falls ihr eine habt, die Mitgliedschaft bei der Wirtschaftskammer, die zuständige Gewerbebehörde (Bezirkshauptmannschaft oder Magistrat) und ein Link zur Gewerbeordnung. Als e.U. oder GmbH kommen Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht dazu. Den Link zur EU-Streitbeilegungsplattform gibt es seit Juli 2025 nicht mehr, er kommt raus. Die verbindliche rechtliche Beurteilung bleibt bei euch, eurer Kammer oder einem Anwalt.
Sollen Mietpreise auf der Website stehen?
Zumindest ein Ab-Preis je Raum und Tag, oder eine Staffel nach Wochentag und Saison. Wer gar nichts nennt, bekommt Anfragen von Vereinen mit 300 Euro Budget genauso wie von Konzernen. Beide kosten dich dieselbe Zeit.
Wie zeige ich die Verfügbarkeit, ohne meine Auslastung zu verraten?
Mit frei und belegt statt mit Namen und Anlass. Der Kalender zeigt nur, ob ein Tag noch zu haben ist. Wer die Auslastung gar nicht zeigen will, nimmt stattdessen eine Datumsabfrage, die still im Hintergrund prüft und dem Anfragenden nur das Ergebnis meldet.
Wir arbeiten mit einem festen Caterer. Schreckt das ab?
Nur wenn es erst im Angebot auftaucht. Auf der Seite steht es sachlich dabei, samt Menülinie und Preisrahmen. Wer das vorher liest, fragt trotzdem an oder eben nicht, und beides ist besser als eine Absage nach drei Mails.
Bringt die Seite auch Hochzeiten, oder nur Firmenveranstaltungen?
Beides, aber über getrennte Einstiege. Ein Brautpaar und eine Assistentin der Geschäftsführung suchen völlig anderes und wollen andere Bilder sehen. Zwei Seiten mit eigener Sprache und eigenem Formular bringen mehr als eine, die es allen recht machen will.
Sag mir, wie viele Räume du vermietest und wie viele Termine im Jahr
Daran sehe ich, ob eine Firmenwebsite reicht oder ob der Belegungskalender sinnvoll ist. Innerhalb von 24 Stunden bekommst du eine Einschätzung und einen Festpreis.