Terminbuchung für die Praxis, ohne Gebühr je Behandler

Das Rechenbeispiel, das niemand gerne macht

Terminportale für Praxen bewegen sich üblicherweise zwischen 139 und 499 Euro je Behandler und Monat. Bei einer Praxis mit zwei Behandlern zahlst du das jeden Monat, und mit jeder neuen Person wird es mehr. Das läuft weiter, solange die Praxis besteht.

Ein eigenes Buchungssystem liegt bei 1.990 bis 3.500 Euro einmalig, danach 19 Euro Hosting im Monat, unabhängig davon, wie viele Behandler ihr seid. Rechne das für deine Praxis einmal auf drei Jahre durch. Ehrlicher kannst du die Entscheidung nicht treffen.

Patientendaten bleiben bei dir

Termindaten in einer Praxis sind heikel. Schon dass jemand einen Termin bei einem bestimmten Facharzt hat, ist eine Gesundheitsinformation.

Bei einem eigenen System liegen diese Daten auf deinem Hosting. Du entscheidest, was gespeichert wird und wie lange. Es gibt keinen Anbieter dazwischen, der daraus ein eigenes Produkt macht. Wir richten das technisch sauber ein, bei mittwald in Deutschland in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum, und dokumentieren es für deine Datenschutzerklärung. Die rechtliche Beurteilung bleibt bei deinem Anwalt oder deiner Kammer, wir geben keine Rechtsberatung.

Was deine Praxis bekommt

• Termine online, je Behandler ein eigener Kalender
• Unterschiedliche Terminarten mit eigener Dauer, vom Erstgespräch bis zur Kontrolle
• Vorab-Formulare, damit Anamnese und Einverständnis schon vor dem Termin da sind
• Erinnerungen per E-Mail, damit weniger Termine ausfallen
• Sperrzeiten, Urlaub und Vertretung
• Eine Website, die am Handy sofort da ist und Öffnungszeiten, Anfahrt und Leistungen sofort zeigt
• Gefunden werden in Google und in KI-Assistenten, die heute immer öfter die erste Anlaufstelle sind

Ablauf ohne Überraschungen

Zuerst reden wir darüber, wie ihr Termine heute wirklich vergebt, nicht wie es im Organigramm steht. Danach bekommst du ein schriftliches Angebot mit Festpreis. Erst dann bauen wir.

Vier bis sechs Wochen später ist das System live. Wenn du ein Portal ablöst, läuft beides eine Zeit lang parallel, damit kein Termin verloren geht.

Impressum und Datenschutzerklärung für Ärzte

Beides gehört zu jeder Praxiswebsite und ist bei mir immer dabei. Fehlt das Impressum oder ist es unvollständig, kann die Bezirksverwaltungsbehörde bis zu 3.000 Euro Strafe verhängen (§ 26 E-Commerce-Gesetz). Den Link zur EU-Streitbeilegungsplattform gibt es seit Juli 2025 nicht mehr, er kommt raus.

Ärzte brauchen im Impressum weniger als ein Gewerbebetrieb, aber andere Angaben: neben Name, Anschrift und E-Mail die Ärztekammer, deine Berufsbezeichnung samt dem Staat, in dem sie verliehen wurde, und einen Link zum Ärztegesetz. Wirtschaftskammer, Gewerbebehörde und Gewerbeordnung gehören nicht hinein, UID und Firmenbuch nur, wenn es sie gibt, etwa bei einer Gruppenpraxis.

Die Datenschutzerklärung brauchst du auch ohne Kontaktformular, weil jede Website beim Aufruf die IP-Adresse der Besucher verarbeitet. Mit Online-Terminbuchung kommen Gesundheitsdaten dazu, die genau beschrieben werden. Die verbindliche rechtliche Beurteilung bleibt bei dir und deiner Kammer, ich gebe keine Rechtsberatung.

Barrierefreie Ordination: wer muss, und warum es sich sonst auch lohnt

Sobald Patienten über die Website einen Termin buchen, kommt dabei ein Vertrag zustande, und damit greift grundsätzlich das Barrierefreiheitsgesetz, das seit 28. Juni 2025 gilt. Ausgenommen sind Dienstleister mit weniger als 10 Beschäftigten und höchstens 2 Millionen Euro Jahresumsatz oder Bilanzsumme. Die meisten Ordinationen fallen unter diese Ausnahme, eine größere Gruppenpraxis oder ein Ambulatorium nicht. Eine reine Informationsseite ohne Buchung ist ohnehin nicht erfasst. Verbindlich beurteilt das deine Ärztekammer, ich gebe keine Rechtsberatung. Was das Gesetz im Einzelnen verlangt, steht im Ratgeber zum Barrierefreiheitsgesetz.

Wichtiger als die Frage, ob du musst, ist in einer Ordination die Frage, wer da bucht. Ein guter Teil deiner Patienten sieht schlecht, hat zittrige Hände oder hält das Handy weit weg, um etwas zu erkennen. Genau diese Menschen brauchen den Termin am dringendsten. Scheitert die Buchung an einem winzigen Kalenderfeld, rufen sie an, und das Telefon läutet mitten in der Behandlung.

• Der Kalender lässt sich allein mit der Tastatur bedienen, der Fokus ist deutlich sichtbar
• Jedes Feld hat eine Beschriftung, die ein Screenreader vorliest, auch das Datumsfeld und die Auswahl der Terminart
• Kontrast und Schriftgröße reichen aus, und der Text bleibt beim Vergrößern lesbar, statt abgeschnitten zu werden
• Knöpfe und Felder sind groß genug, um sie mit dem Daumen zu treffen
• Fehlermeldungen sagen in klaren Worten, was fehlt, nicht nur ein rot umrandetes Feld
• Die Bestätigungsmail ist Text und kein Bild, damit sie vorgelesen werden kann

So bauen wir die Buchung von Anfang an, auch für die Ordinationen, die unter die Ausnahme fallen. Nachrüsten ist später immer teurer, als es von vornherein sauber anzulegen. Steht deine Seite schon und du willst wissen, wo sie liegt, prüfen wir sie nach WCAG Stufe AA und sagen dir je Mangel, was die Behebung kostet.

Häufige Fragen