Die Abrechnung ist verschickt, und dann läutet das Telefon
Die Jahresabrechnung ist das Pflichtstück. Die eigentliche Arbeit kommt danach: Rückfragen, Belegkopien, zwanzigmal dieselbe Frage. Eine Website mit einem eigenen Bereich für die Eigentümer nimmt dir genau diese Arbeit ab.
- Zwei Seiten in einer: vorne das, was eine Eigentümergemeinschaft vor der Bestellung wissen will, dahinter ein geschützter Bereich mit Abrechnung, Belegen und Schadensmeldung.
- Die Pflichten stehen im Gesetz, die Form nicht. Wie du Abrechnung und Belegeinsicht bereitstellst, entscheidest du. Papier und Parteienverkehr sind nur eine Möglichkeit davon.
- Eine Firmenwebsite ab 890 Euro netto. Was ein eigener Eigentümerbereich dazu kostet, hängt vom Umfang ab und steht als Festpreis im Angebot, bevor wir anfangen.
Was das Gesetz verlangt, und wo die Arbeit wirklich entsteht
Für Wohnungseigentum steht die Abrechnung in § 34 WEG 2002. Die Abrechnung ist innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode jedem Wohnungseigentümer zu übersenden. Dazu ist in geeigneter Weise Einsicht in die Belege zu gewähren, bei Belegen auf Datenträgern Einsicht in Ausdrucke, und auf Verlangen sind gegen Kostenersatz Kopien anzufertigen. Der Anspruch auf Rechnungslegung verjährt in drei Jahren ab dem Ende der Abrechnungsfrist.
Das Gesetz sagt also, was du bereitstellen musst. Es schreibt dir nicht vor, dass die Belegeinsicht im Büro zwischen zehn und zwölf stattfinden muss. Genau dort sitzt die Arbeit, die niemand verrechnet: der Anruf, der Termin, das Heraussuchen, das Kopieren, der zweite Anruf, weil ein Beleg gefehlt hat.
Die Pflicht ist vorgegeben, der Weg dorthin nicht. Wer den Weg ändert, spart sich die Hälfte der Rückfragen.
Quelle: § 34 WEG 2002 im Rechtsinformationssystem des Bundes, abgerufen am 3. Oktober 2026. Das ist keine Rechtsberatung, im Zweifel fragst du deine Juristin.
Einsicht in die Belege, ohne dass jemand ins Büro kommt
Der geschützte Bereich macht aus der Belegeinsicht einen Vorgang ohne Termin. Jeder Eigentümer meldet sich an und sieht die Unterlagen zu seinem Objekt, und nur zu seinem: die Abrechnung der letzten Perioden, die Belege als Ausdruck zum Ansehen und Herunterladen, Protokolle, Hausordnung, Versicherungspolizze.
Wer eine Kopie will, lädt sie selbst herunter. Wer wissen will, warum die Betriebskosten gestiegen sind, sieht die Rechnung, bevor er zum Hörer greift. Du siehst im Hintergrund, wer wann was geöffnet hat, und hast damit auch belegt, dass die Einsicht möglich war.
Technisch ist das derselbe Unterbau, den wir für unser Kundenportal gebaut haben: Anmeldung, getrennte Bereiche je Kunde, Dateiaustausch und PDF-Dokumente. Er liegt auf deinem eigenen Hosting, nicht bei einem Anbieter, der pro Einheit und Monat verrechnet.
Wer die Abrechnung elektronisch will, muss sie verlangen
Ein Punkt, an dem Verwaltungen regelmäßig stolpern: Nach § 24 Abs 5 WEG 2002 kann jeder Wohnungseigentümer verlangen, dass die Übersendung von Beschlüssen an ihn nicht auf dem Postweg, sondern elektronisch geschieht. Das ist ein Recht des einzelnen Eigentümers, kein Schalter, den die Verwaltung für alle umlegt.
Praktisch heißt das: Du brauchst eine Liste, wer die elektronische Übersendung verlangt hat, und seit wann. Im geschützten Bereich hängt dieser Haken beim Eigentümer selbst, mit Datum. Er setzt ihn, du siehst ihn, und wenn drei Jahre später jemand fragt, steht es nachvollziehbar da statt in einem Mailordner.
Quelle: § 24 Abs 5 WEG 2002 im Rechtsinformationssystem des Bundes, abgerufen am 3. Oktober 2026.
Die Schadensmeldung aus dem Stiegenhaus
Der zweite Zeitfresser nach der Abrechnung ist der Schaden. Es läutet das Telefon, jemand beschreibt einen Fleck an der Decke, du fragst nach Objekt, Stiege, Top, seit wann, und ob es noch rinnt. Dann rufst du den Installateur an und erzählst alles noch einmal.
Ein Meldeformular fragt dasselbe ab, nur einmal und vollständig: Objekt und Top aus einer Liste statt getippt, was passiert ist, seit wann, ein Foto vom Handy dazu. Was hereinkommt, ist schon das, was der Professionist braucht, und es liegt schriftlich vor statt auf einem Zettel.
Dazu gehört eine gut sichtbare Notfallnummer für das, was nicht bis Montag warten kann, und ein klarer Satz darüber, was ein Notfall ist und was nicht. Das erspart dir die Anrufe am Sonntag wegen einer kaputten Gegensprechanlage.
Was auf die öffentliche Seite gehört
Hinter der Anmeldung sitzen die Eigentümer, die du schon hast. Davor sitzen die, die wechseln wollen. Eine Eigentümergemeinschaft, die sich nach einer neuen Verwaltung umsieht, sucht nicht nach einem Werbetext, sondern nach vier Antworten.
Erstens: Welche Objekte verwaltest du, und welche nicht? Eine Gemeinschaft mit acht Einheiten will wissen, ob sie bei dir nicht untergeht. Zweitens: In welchem Gebiet? Drittens: Was kostet die Verwaltung, zumindest als Größenordnung je Einheit und Monat. Viertens: Wer ist der Mensch, der zurückruft, mit Namen, Gesicht und Durchwahl.
Dazu gehört ein Anfrageweg, der zur Sache passt. Ein Verwaltungswechsel beginnt nicht mit einem Anruf, sondern mit einer Anfrage, in der Objektgröße, Baujahr, derzeitige Verwaltung und der gewünschte Termin schon drinstehen. Danach ist dein erster Rückruf bereits ein Gespräch und keine Datenerhebung.
Preise
Für eine Hausverwaltung ist die Firmenwebsite ab 890 Euro netto der übliche Einstieg. Ein geschützter Eigentümerbereich ist ein eigenes System und wird nach Umfang gerechnet, also danach, wie viele Objekte, welche Unterlagen und welche Formulare dahinter liegen. Der Festpreis steht im Angebot, bevor wir anfangen, und er ändert sich danach nicht.
Wer nicht alles auf einmal zahlen will, kann auf Wunsch in Raten zahlen. Die Seite gehört dir ab dem ersten Tag, ebenso die Domain und die Daten. Wie sich das über fünf Jahre gegen ein Mietmodell rechnet, steht in Website mieten oder kaufen.
Häufige Fragen
Ersetzt der Eigentümerbereich unsere Verwaltungssoftware?
Nein, und das soll er auch nicht. Die Buchhaltung bleibt, wo sie ist. Der Bereich ist die Auslage davor: Er zeigt den Eigentümern die fertigen Unterlagen und nimmt Meldungen entgegen. Was du heute als PDF aus deiner Software herauslässt, landet dort, statt in zwanzig Kuverts.
Sehen die Eigentümer wirklich nur ihr eigenes Objekt?
Ja. Jeder Zugang hängt an einer Einheit. Wer sich anmeldet, sieht die Unterlagen zu seinem Objekt und sonst nichts. Das ist bei personenbezogenen Daten kein Komfortthema, sondern Voraussetzung.
Was ist mit Mietobjekten statt Wohnungseigentum?
Dasselbe Gerüst, andere Inhalte. Statt Jahresabrechnung und Belegeinsicht stehen dort Betriebskostenabrechnung, Mietverträge und Schadensmeldungen. Die Fristen und Pflichten unterscheiden sich, das klären wir im ersten Gespräch anhand deines Bestands.
Wo liegen die Daten?
Auf deinem eigenen Hosting in einem Ordner außerhalb des Webordners, nicht bei einem Softwareanbieter. Das Hosting richten wir bei mittwald in Deutschland ein, in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum. Du bekommst die Zugangsdaten, und du kannst jederzeit alles herunterladen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag für unsere Wartung legen wir dir dazu.
Sag uns, wie viele Einheiten du verwaltest
Schreib kurz, wie viele Objekte und Einheiten du betreust und woran es im Alltag am meisten hängt. Innerhalb von 24 Stunden sagen wir dir, ob die Firmenwebsite reicht oder ob sich der Eigentümerbereich rechnet.