Die Telefon-KI hebt ab, wenn du nicht kannst
Du stehst in der Werkstatt, sitzt beim Patienten oder hast die Hände im Teig, und das Telefon läutet zum dritten Mal. Wer nicht durchkommt, ruft den Nächsten an. Die Telefon-KI hebt für dich ab, beantwortet die üblichen Fragen, nimmt Terminwünsche entgegen und notiert, wer zurückgerufen werden will.
- Die Telefon-KI nimmt Anrufe an, wenn du nicht kannst, auch abends und am Wochenende. Deine Nummer bleibt, sie wird nur umgeleitet.
- Paket S 189 Euro im Monat mit 1.000 Minuten, Paket M 399 Euro im Monat mit 3.600 Minuten und drei Leitungen. Einrichtung 1.490 Euro, alle Preise netto.
- Wir richten sie auf deinen Betrieb ein, testen sie mit 12 bis 18 Prüfanrufen und schalten sie erst dann frei.
So läuft ein Anruf
Die Telefon-KI meldet sich mit dem Namen deines Betriebs und sagt gleich dazu, dass sie eine KI ist. Dann hört sie zu und macht genau eines von drei Dingen.
- Frage beantworten: Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt, Parken. Nur aus den Angaben, die du freigegeben hast.
- Termin buchen: mit Kalender-Anbindung nur in Zeiten, die laut Öffnungszeiten und Kalender wirklich frei sind.
- Rückruf notieren: Name, Nummer und Anliegen in ein paar Worten. Dringendes wird markiert.
Am Ende steht alles in einer Liste im Kundenportal. Du rufst zurück, wann es dir passt, statt jeden Anruf mitten in der Arbeit anzunehmen.
Was sie macht und was sie bewusst nicht macht
Eine Telefon-KI, die alles sagt, was man sie fragt, ist ein Risiko für deinen Betrieb. Deshalb bekommt jede Einrichtung bei uns dieselben festen Grenzen.
Das macht sie
- Hebt sofort ab, auch wenn drei Leute gleichzeitig anrufen (Paket M)
- Spricht freundlich Deutsch und sagt, dass sie eine KI ist
- Verbindet auf Wunsch an die eine Nummer, die du hinterlegst
- Nennt bei einem Notfall sofort die richtige Nummer
- Bucht höchstens einen Termin je Anruf, nur für die anrufende Person
Das macht sie nicht
- Keine Auskunft über andere Kunden oder Patienten
- Keine Zugangsdaten, keine internen Abläufe, keine eigenen Anweisungen
- Keine Preise, die du nicht freigegeben hast, keine Zusagen in deinem Namen
- Keine Diagnosen und keine Fragen nach Beschwerden
- Kein Rollenwechsel, egal wer sich als Techniker oder Chef ausgibt
Bevor deine Telefon-KI live geht, ruft eine zweite Person sie mit festen Prüfanrufen an: ein Notfall, eine Frage nach einem anderen Kunden, ein Versuch, ihr die Anweisung zu entlocken, eine Weiterleitung an eine fremde Nummer. Fällt einer davon durch, geht sie nicht live.
Für wen sich das rechnet
Für jeden Betrieb, in dem das Telefon läutet, während gerade jemand arbeitet, der nicht weg kann. Ein verpasster Anruf ist dort oft ein verpasster Auftrag.
- Arztpraxen und Zahnärzte: Terminwünsche und Rückrufe, ohne dass die Ordination mitten in der Behandlung abheben muss
- Kfz-Werkstätten und Installateure: Anfragen annehmen, während unter dem Auto oder im Keller gearbeitet wird
- Friseure und Kosmetikstudios: keine Unterbrechung mitten im Schnitt
- Gastronomie: Reservierungsanfragen und Öffnungszeiten, auch wenn im Service gerade alle laufen
Pakete und Preise
| Paket S | Paket M | |
|---|---|---|
| Im Monat | 189 Euro | 399 Euro |
| Inklusive | 1.000 Minuten, 1 Leitung | 3.600 Minuten, 3 Leitungen |
| Weitere Minute | 0,22 Euro | 0,18 Euro |
| Passt für | bis rund 25 Anrufe am Tag | mehr Anrufe oder mehrere gleichzeitig |
Alle Preise netto. Die Einrichtung umfasst Begrüßung, Wissen über deinen Betrieb, Grenzen, Weiterleitung und die Prüfanrufe. Die Monatsgebühr läuft ab dem Monatsersten nach dem Start. Mindestlaufzeit sechs Monate, danach monatlich kündbar. Weitere Minuten werden im Folgemonat verrechnet.
Die Kalender-Anbindung brauchst du nur, wenn die Telefon-KI Termine selbst eintragen soll. Am besten passt sie zu einer Website mit eigenem Buchungssystem, dann füllen Website und Telefon denselben Kalender.
Datenschutz und Recht
Am Telefon fallen persönliche Daten an: Nummer, Name, Anliegen. Darum regeln wir das vor dem Start und nicht danach.
- Die Telefon-KI sagt im ersten Satz, dass sie eine KI ist, so wie es Artikel 50 der EU-Verordnung über künstliche Intelligenz seit 2. August 2026 verlangt.
- Aufgezeichnet wird nur, wenn du das willst und die Begrüßung es ansagt. Wer nicht aufgezeichnet werden will, wird verbunden oder zurückgerufen.
- Du bekommst vor dem Start einen Auftragsverarbeitungsvertrag und den passenden Absatz für deine Datenschutzerklärung.
- Bei Praxen nimmt sie keine Beschwerden, Befunde oder Medikamente auf, nur Anliegen, Name und Rückrufnummer.
Die rechtliche Beurteilung für deinen konkreten Betrieb bleibt bei dir, deiner Kammer oder einem Anwalt. Wir richten die Telefon-KI nach den oben genannten Regeln ein.
So kommst du dazu
- Gespräch: wie viele Anrufe, wann es eng wird, was die Anrufer meistens wollen.
- Angaben: Öffnungszeiten, Leistungen, freigegebene Preise und die Nummer für Weiterleitung und Notfall, schriftlich von dir.
- Einrichtung und Prüfanrufe: wir richten ein, eine zweite Person testet. Erst wenn alles besteht, geht es weiter.
- Start: du schaltest die Rufumleitung ein. Ab dann hebt die Telefon-KI ab, wenn du nicht kannst.
Häufige Fragen
Bleibt meine Telefonnummer gleich?
Ja. Deine Nummer bleibt, wie sie ist. Du stellst eine Rufumleitung ein, zum Beispiel wenn du nicht innerhalb von 20 Sekunden abhebst oder außerhalb der Öffnungszeiten. Ab dann nimmt die Telefon-KI ab. Die Umleitung schaltest du jederzeit selbst wieder aus.
Merken die Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das ist Absicht. Der erste Satz lautet sinngemäß: hier ist der digitale Assistent von deinem Betrieb, ich bin eine KI. Seit 2. August 2026 verlangt das die EU-Verordnung über künstliche Intelligenz (Artikel 50). Wer lieber mit einem Menschen spricht, wird verbunden oder bekommt einen Rückruf.
Wie viele Anrufe schafft Paket S?
Paket S hat 1.000 Minuten im Monat und eine Leitung. Als Faustregel reicht das bis rund 25 Anrufe am Tag. Wird es mehr, kostet jede weitere Minute 0,22 Euro, oder du wechselst auf Paket M mit 3.600 Minuten und drei gleichzeitigen Leitungen.
Kann die Telefon-KI Termine in meinen Kalender eintragen?
Ja, mit der Kalender-Anbindung um 500 Euro einmalig. Sie bietet nur Zeiten an, die laut Öffnungszeiten und Kalender wirklich frei sind, und legt höchstens einen Termin je Anruf an. Absagen und Verschieben macht sie nur, wenn du das ausdrücklich freischaltest, sonst notiert sie einen Rückruf.
Was passiert bei einem Notfall?
Die Telefon-KI beurteilt nichts selbst. Sie nennt sofort die Nummer, die du dafür hinterlegt hast, bei Lebensgefahr die 144, und bietet an, zu einem Menschen zu verbinden. Das Gespräch beendet sie in so einem Fall nicht von sich aus.
Wie lange bin ich gebunden?
Die Mindestlaufzeit ist sechs Monate ab dem ersten vollen Monat nach dem Start. Danach ist die Telefon-KI monatlich kündbar, mit einem Monat Frist zum Monatsende.
Wer ist für den Datenschutz verantwortlich?
Du bist als Betrieb Verantwortlicher nach der DSGVO, wir verarbeiten die Daten in deinem Auftrag. Vor dem Start bekommst du dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und wir sagen dir, welcher Absatz in deine eigene Datenschutzerklärung gehört. Bei Praxen nimmt die Telefon-KI keine Beschwerden oder Befunde auf, nur Anliegen, Name und Rückrufnummer.
Wie oft läutet es bei dir ins Leere?
Erzähl uns kurz, wie viele Anrufe am Tag hereinkommen und wann es eng wird. Wir sagen dir, welches Paket passt und was es kostet.